Home » นานาสาระ » ขั้นตอนการเขียน job description ตัวอย่าง job description


ขั้นตอนการเขียน job description ตัวอย่าง job description

ขั้นตอนการเขียน job description นั้น เป็นอย่างไร ก่อนอื่นเราต้องรู้ก่อนว่า JD คืออะไร ครับ

ที่มา งานนโยบายและแผน

ฝ่ายพัฒนาคุณภาพการศึกษาและบุคลากร

http://www.swis.montfort.ac.th

Job Description : JD คือ บทพรรณนางานเปรียบเสมือนป้ายชี้ทางในการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละตำแหน่งงาน ช่วยให้เราได้ทราบถึงภาระกิจ หน้าที่ ของตนเอง ทั้งยังช่วยกำหนดแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงงานอีกด้วย
ทำไม ต้อง JD
1. เป็นเอกสารแสดงถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ
2. สะดวกในการศึกษางานในตำแหน่ง
3. ช่วยในการปรับปรุงวิธีการทำงาน
4. ช่วยทบทวนการกำหนดตำแหน่งงาน
5. ช่วยในการบริหารงานด้านทรัพยากรบุคลให้ง่ายขึ้น
ปัญหาที่มักจะพบบ่อยในการทำงาน คือ
1. ไม่มีผลงานทั้งที่ทำงานมาก
2. ทำทุกอย่างยกเว้นงานในหน้าที่ที่ตนรับผิดชอบ
3. ความยากลำบากในการทำงาน การประสานงาน การแก้ปัญหา อำนาจในการตัดสินใจ ตลอดจนการพัฒนางาน
4. ผลการประเมินมักไม่เป็นที่พอใจของแต่ละฝ่าย
5. ขาดความไว้วางใจระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง
สาเหตุดังกล่าวก็คือ “บทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ ไม่ชัดเจน”
ดังนั้น เราจึงต้องมีหน้าที่ความรับผิดชอบ ขอบเขต เงื่อนไขการทำงาน และคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงานนั้นอย่างชัดเจน และมีหลักฐานอ้างอิงได้ ซึ่งก็คือ Job Description
ปัญหาในการจัดทำบทพรรณนางาน
1. ไม่มีบทพรรณนางาน
2. บทพรรณนางานตาม ISO
3. ไม่เคยเห็นบทพรรณนางาน
4. อ่านครั้งเดียว / ไม่ได้นำมาใช้
5. ไม่ UPDATE
6. งานที่ทำไม่ตรงกับที่เขียน
7. มีหน้าที่หลัก-แฝงปนกันอยู่
8. เขียนไม่เป็น / ต้นสังกัดไม่ให้ความร่วมมือ
9. หลากหลายรูปแบบ
10. ฝ่ายบุคคลเขียนให้
11. ผู้ดำรงตำแหน่งเขียนเอง
ขั้นตอนในการเขียน Job Description
1. วิเคราะห์งาน (Job Analysis) เป็นกระบวนการศึกษาและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน และความรับผิดชอบในงานที่ศึกษานั้น ผลการวิเคราะห์จะได้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงาน 3 ประการ คือ
1.1 การแสดงรายละเอียดงาน (Job Description)
1.2 การระบุลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification)
1.3 Job/Personnel Competency นำไปใช้ในการประเมินค่างานและการแยกประเภทงาน
2. กำหนดผู้รับผิดชอบในการเขียน Job Description ซึ่งอาจจะประกอบด้วย
2.1 ผู้บังคับบัญชา เป็นผู้ที่รู้ดีที่สุดเกี่ยวกับลักษณะงานของผู้ใต้บังคับบัญชาในแต่ละตำแหน่ง
2.2 ผู้ดำรงตำแหน่งงาน เป็นผู้รู้รายละเอียดของงาน และสามารถให้ข้อมูลกับผู้บังคับบัญชารับทราบหน้าที่งานที่รับผิดชอบ แต่อาจจะมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหน่วยงานไม่ชัดเจนเท่ากับผู้บังคับบัญชา
2.3 ฝ่ายบุคคล เป็นผู้คุ้นเคยกับการจัดทำ Job Description
3. กำหนดดัชนีความสำเร็จของงาน (Key Performance Indicators : KPIs)
KPIs คือ

เครื่องมือที่ใช้วัดหรือประเมินผลการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ขององค์กร ซึ่งสามารถแสดงในรูปของตัวเลขหรืออัตราส่วน เพื่อวัดหรือสะท้อนประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรหรือหน่วยงาน ต่าง ๆ
ประโยชน์ของ KPIs
• ทราบถึงศักยภาพในการบริหารงาน
• เพื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์กับเป้าหมายที่ตั้งไว้
• เพื่อใช้ในการทบทวนและตั้งเป้าหมาย
• เพื่อทราบจุดอ่อนหรือจุดที่ควรปรับปรุงขององค์กร
• เพื่อการตัดสินใจ
• เพื่อการจัดสรรทรัพยากร
• เพื่อการปรับปรุงและพัฒนาองค์กร
• เพื่อยกระดับความสามารถในการแข่งขันขององค์กร

4. ส่วนประกอบของการเขียน JD โดยมี KPI เป็นตัวชี้วัด
ส่วนที่ 1 ข้อมูลทั่วไป
ส่วนที่ 2 หน้าที่ความรับผิดชอบ
ส่วนที่ 3 ความสัมพันธ์ของงานอื่น ๆ
ส่วนที่ 4 อำนาจในการตัดสินใจ
ส่วนที่ 5 สภาพการทำงาน
ส่วนที่ 6 คุณสมบัติประจำตำแหน่ง


การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

• เป็นกระบวนการศึกษาและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน และความรับผิดชอบในงานที่ศึกษานั้น ผลการวิเคราะห์จะได้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงาน 3 ประการ
1. การแสดงรายละเอียดงาน (Job Description)
2. การระบุลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification)
3. Job/Personnel Competency เพื่อนำไปใช้ในการประเมินค่างานและการแยกประเภทงาน
ข้อมูลในการวิเคราะห์งาน
1. ชื่องานและสถานที่ตั้งของงาน
2. สรุปงาน
3. หน้าที่งาน
4. เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน
5. วัตถุดิบสินค้าและบริการ
6. การควบคุม
7. ความสัมพันธ์กับงานอื่น
8. ความสามารถในการใช้ความคิด
9. ความต้องการในการใช้กำลังกาย
10. ความชำนาญในร่างกาย
11. ความรับผิดชอบ
12. สภาพการทำงาน
13. อันตรายอันเกิดจากการทำงาน
14. การศึกษา
15. การเตรียมตัวด้านอาชีพ (Basic Training Need)
16. สมรรถภาพ (Competencies) ที่จำเป็นของงานของบุคคล


วิธีการวิเคราะห์งาน

1. การสังเกต
2. การออกแบบสอบถาม
3. การสัมภาษณ์
4. การเลือกรายการ (Check List)
5. การเก็บบันทึกประจำวัน
6. การประชุมผู้เชี่ยวชาญ
7. วิธีผสม
8. การใช้ที่ปรึกษา


เทคนิคในการเขียน Job Description

1. เขียนงานของ “ตำแหน่งงาน” ไม่ใช่ “ผู้ดำรงตำแหน่งงาน”
2. เขียนงานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน ไม่ใช่ อนาคตที่ยังไม่แน่นอน
3. เขียนให้ถูกต้องตรงกับงานที่ทำจริง ไม่ใช่ ความเห็นของผู้เขียน
4. เขียนให้ “เข้าใจ” ไม่ใช่ เพื่อ “ประทับใจ”
5. เขียนให้สั้นกระชับใช้เฉพาะคำที่จำเป็น แต่ได้ใจความไม่ฟุ่มเฟือย
6. ให้คำหรือข้อความที่ชัดเจนไม่คลุมเครือ
7. เขียนให้สมบูรณ์และครอบคลุมงานทั้งหมด
8. ศัพท์เทคนิคหรือภาษาต่างประเทศให้วงเล็บคำศัพท์เดิมหรือทับศัพท์
9. ถ้าจำเป็นต้องอ้างอิงหน่วยงาน หรือบุคคลให้ใส่ชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งงานของบุคคลนั้น
10. ไม่นำคุณสมบัติพิเศษเฉพาะตัวของผู้ดำรงตำแหน่งปัจจุบันเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติประจำตำแหน่งงานนั้น
กระบวนทัศน์ใหม่ [ I AM READY ]
I Integrity ปฏิบัติงานอย่างมีศักดิ์ศรี คุณธรรม ซื่อสัตย์ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
A Activeness ปฏิบัติงานเชิงรุก ไม่นิ่งดูดาย ขวนขวายพัฒนา
M Morality มีใจเป็นธรรม คุณธรรม ปฏิบัติงานด้วยใจบริสุทธิ์และกุศลเจตนา
R Relevancy มีการเรียนรู้ ปรับตัวให้ทันโลก ทันปัญหาสิ่งท้าทายต่าง ๆ
E Efficient มีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถวัดและแสดงผลได้ชัดเจน
A Accountability รับผิดชอบต่อผลสำเร็จของงานต่อสาธารณะ
D Democracy มีใจและการกระทำที่เป็นประชาธิปไตย มีส่วนร่วม โปร่งใส โดยคำนึงถึงเสรีภาพ เสมอภาค ภราดรภาพ และหลักนิติธรรม
Y Yield มีผลงานเป็นที่ประจักษ์ ปฏิบัติงานโดยมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์เป็นสำคัญ

ตัวอย่าง job description

http://social.siam55.com/data/1/0225-1.html

ตัวอย่าง job description

ตัวอย่าง job description

หัวข้อน่าสนใจ

Leave a comment

You must be Logged in to post comment.